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Dokumenten-Bibliothek · Stand 20.10.2026
Dokumenten-Bibliothek pflegen
/admin/dokumente/ (Top-Tab Know-How → Dokumente).
Grundstruktur: Dokument → Datei → Version
Ein Dokument ist der inhaltliche Container (z. B. „Richtlinie Signal“). Darin stecken mehrere Dateien als gleichberechtigte Varianten (z. B. DSGVO Kurzversion, DSGVO Langversion, KDG Kurzversion, KDG Langversion, DSG-EKD Kurzversion, DSG-EKD Langversion). Jede Datei hat eine eigene Versionsreihe und ist einzeln austauschbar — eine Datei zu überarbeiten ändert nicht die anderen.
Vor dem Umbau 2026-10-19 gab es pro Dokument nur eine einzige Haupt-Datei. Bestandsdokumente wurden beim Deploy automatisch auf eine Default-Datei (Label = Dokument-Titel) migriert; dort hängen alle alten Versionen weiter.
Neues Dokument anlegen
- „+ Neues Dokument“
- Slug, Titel, Beschreibung, Kategorie ausfüllen
- Sichtbarkeit:
- public — für alle aktiven Mandanten sichtbar
- mandant_intern — nur FS/CS sieht es (interne Arbeitsstände)
- Rechtsregime — DSGVO / KDG / DSG-EKD / kirchlich / alle
- Lizenztyp —
geschuetzt(PDF/A) odereditierbar(ODT)
Nach dem Anlegen ist das Dokument noch leer. Dateien werden auf der Detail-Seite ergänzt.
Datei anlegen
Auf der Detail-Seite → „Neue Datei anlegen“ am unteren Rand:
- Bezeichnung der Datei frei wählen, z. B. DSGVO Kurzversion oder Checkliste.
- Nach „Datei anlegen“ erscheint ein neuer Block oben in der Dateien-Liste — zunächst ohne Version.
Dateien lassen sich jederzeit umbenennen (Button neben dem Label) oder löschen (destruktiver Button rechts, mit Rückfrage). Löschen entfernt die Datei inklusive aller Versionen und ihrer Storage-Files; der Download-Log bleibt als forensische Spur erhalten, verweist aber dann auf nicht mehr existente Versionen.
Version zu einer Datei hochladen
Jeder Datei-Block hat sein eigenes Upload-Form:
- Versionsbezeichnung (z. B. „1.0“, „2026-05“)
- Datei (PDF/PNG/JPG/ODT)
- Changelog in Markdown
- Dokument-Datum (optional)
Auto-Datum-Logik:
- Wenn
dokument_datumexplizit gesetzt → das nehmen. - Sonst: aus Datei-Metadaten lesen
(PDF
/CreationDate, ODTmeta:creation-date, OOXMLdcterms:created). - Sonst: aktueller Upload-Zeitstempel (12:00 UTC am Upload-Tag).
Die datum_quelle wird im Audit-Log dokumentiert
(user_explicit, datei_metadaten, upload_now).
Die neue Version wird automatisch zur aktuellen Version dieser
Datei (ist_aktuell=True); die Vorversion dieser Datei verliert das
Flag. Andere Dateien im selben Dokument bleiben unberührt.
Bei der allerersten Version eines Dokuments (also der ersten
Version in der ersten Datei), wenn public und nicht archiviert:
automatische Notification an alle aktiven mandant_admin-Konten + den
fachlichen Benachrichtigungs-Kanal (siehe Kapitel
Benachrichtigungs-Kanäle).
Weitere Dateien oder Folgeversionen lösen keine Rund-Mail aus — das
wäre bei einem Dokument mit sechs Dateien zu viel Rauschen.
Version oder Datum nachträglich editieren
In jeder Versions-Zeile pro Datei:
- „Datum ändern“ öffnet einen Date-Picker
- „Version ändern“ öffnet ein Text-Feld
Uniqueness pro Datei wird im Backend geprüft (gleiches Versionslabel zweimal in derselben Datei → 409). Zwei Dateien im selben Dokument dürfen dagegen dieselbe Versionsnotation führen — nützlich, wenn alle Varianten gemeinsam auf 2026-10-20 aktualisiert werden. Changelog und Datei-Hash bleiben immutable — wer die ändern will, lädt eine neue Version hoch.
Dokument archivieren
Detail → „Archivieren“ → archiviert=true. Mandanten sehen das
Dokument dann nicht mehr in der Downloads-Liste. Nachträglich wieder
de-archivierbar.
Hard-Delete
Endgültig löschen mit Confirm-Eingabe des Slugs. Vorher prüfen: gibt es noch aktive Mandanten-Downloads dieser Versionen? Hard-Delete entfernt alle Dateien, alle Versionen, alle Storage-Files und die Download-Log-Verknüpfung.
Download-Log einsehen
Detail → „Download-Log“. Tabelle mit Mandant, Nutzer, Zeitpunkt,
IP-Hash, Download-ID. Pseudonymisierung nach 12 Monaten (cron
check_burst_downloads setzt user_id=NULL, user_email=NULL —
mandant_id bleibt für Statistik). Seit dem Multi-Datei-Umbau trägt
jeder Log-Eintrag zusätzlich die dokument_datei_id, so dass sich
Download-Statistiken pro Variante aufschlüsseln lassen.
Burst-Alarm
Wenn ein Mandant innerhalb von 10 Min mehr als 20 Downloads ausgelöst
hat, geht eine Alarm-Mail an den fachlichen Benachrichtigungs-
Kanal. Throttle: max. 1 Alarm pro Mandant / 4 h. Konfig in
app/tools/check_burst_downloads.py.
URL-Schema (für Verlinkung aus E-Mails und Doku)
- Admin-Pflege:
/admin/dokumente/(Liste),/admin/dokumente/<slug>/(Detail). - Mandanten-Portal:
/portal/downloads/listet pro Dokument alle Dateien; Download pro Datei unter/api/portal/dokumente/<slug>/d/<datei_id>/download(aktuelle Version) bzw./.../d/<datei_id>/v/<version_id>/download(konkrete Version). - Legacy-Pfade
/.../<slug>/downloadund/.../<slug>/v/<version_id>/downloadbleiben erhalten und greifen auf die erste Datei des Dokuments zu — bestehende Deep-Links aus Mails brechen damit nicht.