Anwendungsbereich

Sachliche Erstreaktion auf eine Auskunftsanfrage einer Strafverfolgungs- oder Ermittlungs­behörde (Polizei, Staatsanwaltschaft, Zoll, BKA), bevor Daten herausgegeben werden. Niemals reflexartig Auskunft erteilen — erst Rechtsgrundlage prüfen, dann Umfang prüfen, dann antworten.

Diese Vorlage ist NICHT für vertragliche oder ordnungsbehördliche Anfragen geeignet — dort gelten andere Bewertungsmaßstäbe.

Voraussetzungen

• Anfrage liegt schriftlich vor. Telefonische Auskunfts­ersuchen werden grundsätzlich nicht beantwortet, sondern schriftliche Nachreichung gefordert.
• DSB ist informiert.
• Justiziariat ist eingebunden — bei Strafverfolgungs­anfragen obligatorisch.
• Geschäftsführung ist informiert.
• Bisherige Anfragen­historie geprüft — manchmal sind Anfragen bereits behördlich abgearbeitet und unzulässig wiederholt.
• Konkrete Identität der anfragenden Person geprüft — gefälschte Behörden­anschreiben sind nicht selten, insbesondere mit „Eilbedürftig”- Vermerken.

Variablen

Vorlagentext

{behoerde} — zu Händen der bearbeitenden Dienststelle —

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir nehmen Bezug auf Ihre Anfrage vom {anfragedatum} unter Ihrem Aktenzeichen {aktenzeichen_behoerde}.

Wir bestätigen den Eingang. Bei {unternehmen} wird die Anfrage unter dem internen Aktenzeichen {aktenzeichen_intern} bearbeitet. Bitte beziehen Sie sich bei Rückfragen auf beide Aktenzeichen.

Inhalt der Anfrage:

{erbeten_daten}

Bevor wir eine Auskunft erteilen können, müssen wir den datenschutzrechtlichen Rahmen prüfen. Dies ist nach Art. 6 DSGVO und § 3 BDSG Pflicht jedes Verantwortlichen — eine reflexartige Datenherausgabe wäre rechtswidrig.

Benannte / zu prüfende Rechtsgrundlage:

{rechtsgrundlage_zitat}

Wir bitten Sie um folgende Klarstellungen:

{nachfrage_punkte}

Wir bitten um Verständnis, dass eine inhaltliche Beantwortung Ihrer Anfrage erst nach diesen Klärungen erfolgen kann. Soweit es sich um einen Eilfall handelt, bitten wir um expliziten Hinweis und um Angabe der konkreten Eilbedürftigkeit (z. B. richterlicher Beschluss nach § 100j StPO mit Fristsetzung). Eine Eilbedürftigkeit allein reicht für die Aufhebung der Prüfpflicht NICHT aus.

Sollten Sie zu einzelnen Punkten die Anfrage zurückziehen wollen, nehmen wir auch dies entgegen.

Wir werden den Vorgang nach Eingang Ihrer Klarstellungen umgehend bearbeiten.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {unternehmen}

Bei datenschutzrechtlichen Rückfragen: {kontakt_dsb}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Erstreaktion aufgenommen werden:

• Vorab-Daten in der Erstreaktion. „Anbei zur Erleichterung Ihrer Recherche eine Übersicht über die bei uns geführten Konten der betroffenen Person” — das ist die Auskunft selbst, nicht eine Prüf-Reaktion. Erst prüfen, dann übergeben.
• Vermutungen über den Tatvorwurf. „Aus der Anfrage entnehmen wir, dass es um einen Betrug geht” — kein Spekulieren über das Verfahren.
• Belehrung der Behörde. „Wir möchten Sie auf die korrekte Anwendung der DSGVO hinweisen” — sachlich-neutrale Sprache wahren, keine Belehrung.
• Zusage erhöhter Kooperation gegen Goodies. „Bei freundlicher Beauskunftung sind wir gerne bereit, weitere ähnliche Anfragen zu bedienen” — unzulässig, gefährdet die Sachlichkeit.
• Hinweis auf interne Probleme. „Aufgrund unserer aktuell hohen Auslastung kann eine Beantwortung mehrere Wochen dauern” — wirkt unkooperativ und ist unprofessionell.
• Information der betroffenen Person OHNE rechtliche Klärung. Manche Verfahren sind gegen Informationen an Beschuldigte geschützt (Art. 23 DSGVO + § 32 BDSG). Vor jeglicher Folge­information der betroffenen Person Justiziariat fragen.
• Vertraulichkeits­bruch nach außen. Die Anfrage ist intern vertraulich. Keine Erwähnung gegenüber Dritten (Presse, Sozial Media).

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Sehr geehrte Damen und Herren der Polizei, gerne unterstützen wir Sie bei Ihren Ermittlungen. Anbei eine erste Übersicht der von Ihnen erfragten Daten. Weitere Details liefern wir auf kurzem Dienstweg nach. Den Betroffenen werden wir, sobald Sie es freigeben, separat informieren.”

Begründung: vorzeitige Datenherausgabe ohne Prüfung der Rechtsgrundlage, keine Klärung der Verhältnismäßigkeit, kein interner Aktenzeichen, falsches Verständnis der Informations­rechte des Betroffenen.

Versandhinweise

• Schriftform. Antwort ausschließlich auf demselben formellen Kanal, auf dem die Anfrage einging — meist Brief.
• Empfänger­adresse exakt aus der Anfrage übernehmen, nicht aus Internet-Recherche.
• Vier-Augen-Prinzip: Justiziariat + DSB haben gelesen.
• Frist: Innerhalb von 7 Werktagen ab Eingang. Bei dokumentiertem Eilfall (z. B. Gefahrenabwehr) schneller, mit eigener Eskalations- Bewertung.

Aufbewahrung

• Originalanfrage, eigene Erstreaktion und alle Folgeschriften in einem dedizierten Behörden-Vorgangs­ordner.
• Strikte Zugriffs­beschränkung — kein offener Ablagepfad.
• Aufbewahrung: 10 Jahre nach Erledigung (Schutz gegen spätere Aufsichts-, Compliance- oder gerichtliche Untersuchungen).

Changelog