Anwendungsbereich

Mitteilung an die anfragende Person, dass die Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO um bis zu zwei Monate verlängert wird. Diese Mitteilung muss innerhalb der ursprünglichen Monatsfrist erfolgen — eine nachträgliche Verlängerung ist unzulässig.

Voraussetzungen

• Die Anfrage ist nach objektiven Maßstäben komplex oder es liegt ein Bündel mehrerer gleichzeitiger Anfragen vor. „Wir sind unterbesetzt” oder „Urlaubszeit” sind keine zulässigen Begründungen.
• Die Verlängerungsmitteilung wird innerhalb der ursprünglichen Monatsfrist nach Eingang versandt.
• Die neue Frist liegt höchstens zwei Monate nach dem ursprünglichen Fristende — Gesamtbearbeitungszeit darf 3 Monate nicht überschreiten.
• Interner Bearbeitungsplan steht: wer macht was bis wann, damit die verlängerte Frist gehalten wird.

Variablen

Vorlagentext

{anrede} {name_anfragender},

wir nehmen Bezug auf Ihre Anfrage vom {eingangsdatum} unter dem Aktenzeichen {aktenzeichen}.

Nach Art. 12 Abs. 3 Satz 2 DSGVO informieren wir Sie hiermit über eine Verlängerung der Bearbeitungsfrist um zwei Monate. Wir werden Ihre Anfrage spätestens bis zum {neue_frist} beantworten.

Begründung der Verlängerung:

{begruendung}

Sollten Sie Fragen zum Zwischenstand haben, erreichen Sie uns unter {kontakt_dsb}. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, melden wir uns unaufgefordert.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {verantwortlicher}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Mitteilung aufgenommen werden:

• Unzulässige Begründungen. Personalengpass, Urlaubszeit, Krankheit der zuständigen Person, IT-Migration, Sommerferien — alles Verfügbarkeitsprobleme, die der Verantwortliche selbst zu lösen hat. Aufsichts­behörden lehnen sie ausnahmslos ab.
• Verlängerung über drei Monate hinaus. Art. 12 Abs. 3 lässt insgesamt nur drei Monate zu. Eine zweite Verlängerung ist unzulässig.
• Implizite Drohungen. Sätze wie „Bitte beachten Sie, dass eine Beschleunigung der Bearbeitung durch Sie nicht erzwingbar ist” weglassen.
• Konditionale Verlängerung. „Falls Sie zusätzliche Unterlagen beibringen, verlängern wir um zwei Monate” — die Verlängerung ist einseitige Erklärung, kein Vertragsangebot.
• Stillschweigende Verlängerung. Die Mitteilung selbst darf nicht weggelassen werden. Eine Bearbeitung über die Monatsfrist hinaus ohne Mitteilung ist immer pflichtwidrig.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Aufgrund der personellen Engpässe in der Urlaubszeit verlängern wir die Bearbeitung um vier Wochen. Wir bitten um Verständnis.”

Begründung: unzulässige Begründung (Personal/Urlaub), gleichzeitig falsche Dauerangabe (4 Wochen statt klare Datums­angabe), fehlt der gesetzliche Bezug.

Versandhinweise

• Versand­kanal: Antwort auf den Eingangskanal der Anfrage.
• Timing: Innerhalb der Monatsfrist. Idealerweise nicht erst am letzten Tag — die Aufsichts­behörde bewertet zeitnahe Mitteilung positiv.
• Verschlüsselung: Wie bei der Eingangsbestätigung.
• Interne Hinweise: Wiedervorlage auf das neue Fristende setzen, mit 3 Werktagen Puffer.

Aufbewahrung

• Versendete Fassung im DSAR-Vorgangs­ordner unter dem Aktenzeichen.
• Eintrag im DSAR-Logbuch: Versanddatum Verlängerungs­mitteilung, neue Frist, Begründung.
• Aufbewahrung der DSAR-Korrespondenz: 3 Jahre nach Erledigung.

Changelog