Anwendungsbereich

Bestätigung des Eingangs einer Anfrage nach Art. 15 DSGVO (Auskunfts­recht). Ist binnen weniger Werktage nach Eingang zu versenden — eine Eingangsbestätigung ist zwar nicht ausdrücklich vorgeschrieben, signalisiert aber Ernsthaftigkeit der Bearbeitung und startet den nachvollziehbaren Kommunikations­strang für die Akte. Gilt sinngemäß auch für andere Betroffenenrechte (Art. 16-21 DSGVO), für reine Auskunftsersuchen aber maßgeschneidert.

Voraussetzungen

• Anfrage ist eingegangen und einem Vorgang zugeordnet.
• Aktenzeichen ist intern vergeben (für nachvollziehbare Folgekorrespondenz).
• Geklärt, ob die Identität des/der Betroffenen bereits feststeht. Wenn nicht, parallel TPL-004 (Identitätsnachweis nachfordern) versenden — nicht in dieser Eingangsbestätigung mit vermischen.
• Bearbeitungs­fähigkeit grundsätzlich gegeben (keine offensichtliche Unbegründetheit nach Art. 12 Abs. 5).

Variablen

Vorlagentext

{anrede} {name_betroffener},

wir bestätigen den Eingang Ihrer Anfrage vom {eingangsdatum}, mit der Sie Auskunft zu den über Sie bei {verantwortlicher} gespeicherten Daten verlangen.

Ihre Anfrage hat das Aktenzeichen {aktenzeichen}. Bitte nennen Sie dieses Aktenzeichen bei allen Rückfragen.

Wir werden Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeiten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Sollte die Bearbeitung mehr Zeit in Anspruch nehmen, werden wir Sie hierüber informieren und die Fristverlängerung begründen.

Für Rückfragen erreichen Sie uns unter {kontakt_dsb}.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {verantwortlicher}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Eingangsbestätigung aufgenommen werden:

• Inhaltliche Vorab-Antworten. Keine Aussagen wie „Wir vermuten, dass über Sie keine relevanten Daten vorliegen” oder „Wir gehen davon aus, dass Ihre Anfrage erledigt ist.” — das nimmt der vollständigen Auskunft vorweg und kann als unvollständige Erfüllung gewertet werden.
• Identitätsnachweis als Vorbedingung. Die Eingangsbestätigung selbst darf nicht von der Identitätsfeststellung abhängig gemacht werden. Nur wenn berechtigte Zweifel an der Identität bestehen, separate Mail (TPL-004) — und nur dann, wenn ohne Identitätsnachweis keine Zuordnung möglich ist.
• Pauschale Verweigerung. Sätze wie „Die Anfrage erscheint uns überzogen” oder „Eine Beantwortung halten wir nicht für angemessen” gehören nicht in eine Eingangsbestätigung. Eine begründete Ablehnung ist Sache der inhaltlichen Antwort (TPL-010).
• Werbung. Keine Marketing-Disclaimer, Newsletter-Verweise oder Imagewerbung in einer DSAR-Eingangsbestätigung.
• Drohungen. Sätze wie „Bei missbräuchlicher Nutzung Ihrer Rechte behalten wir uns rechtliche Schritte vor” sind unzulässig und werden von Aufsichts­behörden als Einschüchterungs­versuch gewertet.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Wir bestätigen Ihre Anfrage vom 30.05.2026. Aus unserem System geht hervor, dass Sie zuletzt 2019 Kunde waren. Daher dürften nur noch Rechnungsdaten zur steuerlichen Aufbewahrung gespeichert sein. Eine ausführliche Beantwortung halten wir daher für entbehrlich.”

Begründung: drei Verstöße — inhaltliche Vorab-Antwort, pauschale Bagatellisierung der Anfrage, Andeutung der Ablehnung ohne formell korrekten Ablehnungsweg.

Versandhinweise

• Per E-Mail: Antwort auf den Eingangskanal (gleiche Adresse, falls die Anfrage per Mail kam). Keine Adress­ändeurng ohne ausdrücklichen Hinweis der betroffenen Person.
• Brief: Bei brieflich eingehenden Anfragen brieflich antworten, außer die Person hat im Brief eine andere Kommunikations­art gewünscht.
• Signatur / Briefkopf: Wie bei jeder Geschäfts­korrespondenz. DSB- Kontakt deutlich erkennbar.
• Verschlüsselung: Wenn die Anfrage personenbezogene Details enthält (z. B. Geburtsdatum, Versicherungs­nummer), Antwort wenn möglich Ende- zu-Ende-verschlüsselt — andernfalls deutlicher Hinweis auf die Risiken unverschlüsselter Übermittlung.

Aufbewahrung

• Versendete Fassung im DSAR-Vorgangs­ordner unter dem Aktenzeichen ablegen.
• Eintrag im DSAR-Logbuch: Eingangsdatum, Versanddatum Eingangs­bestätigung, Aktenzeichen.
• Aufbewahrung der DSAR-Korrespondenz: 3 Jahre nach Erledigung des Vorgangs (zur Verteidigung gegen mögliche Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde nach § 195 BGB analog).

Changelog