Anwendungsbereich

Sachliches Offboarding-Schreiben rund 2-4 Wochen vor dem letzten Arbeitstag. Erinnert daran, dass das Datengeheimnis und die Schweige­pflicht über das Arbeits­verhältnis hinaus wirken, und klärt konkrete Rückgabe-Themen. Gilt unabhängig vom Trennungsgrund — sowohl bei freiwilligem Wechsel als auch bei Kündigung.

Voraussetzungen

• Austrittsdatum steht fest.
• IT-Inventar­liste für die Person ist aktuell (welche Hardware, welche Software-Zugänge).
• Sofern es eine Schweige­pflicht-Erklärung beim Onboarding gab (TPL-021), liegt diese in der Personalakte zur Querreferenz.
• Bei strittigen Trennungen: Justiziariat hat vor Versand zur Kenntnis.

Variablen

Vorlagentext

{anrede} {name_mitarbeiter},

Ihr letzter Arbeitstag bei {unternehmen} ist der {austritt_datum}. Wir bedanken uns für Ihre Mitarbeit.

Mit dem Austritt enden Ihre Aufgaben bei uns, aber zwei Pflichten bleiben datenschutzrechtlich auch nach Ende Ihres Arbeits­verhält­nisses bestehen. Wir möchten Sie daran erinnern.

1. Datengeheimnis nach § 53 BDSG. Sie behandeln personenbezogene Daten, die Ihnen während Ihrer Tätigkeit bekannt wurden, weiterhin vertraulich. Diese Pflicht gilt zeitlich unbegrenzt und unabhängig davon, ob Sie zu einem Wettbewerber wechseln oder das Berufsfeld komplett wechseln.

2. Keine privaten Kopien. {privat_kopien_hinweis}

Konkrete Rückgabe-Themen:

{rueckgabe_liste}

Termin: {rueckgabe_termin}

Was mit Ihren IT-Konten passiert:

{konten_status}

Sollten Sie Daten haben, die Sie aus dienstlichen Gründen für die Übergabe benötigen (z. B. Übergabe-Notizen an Ihre Nachfolge), klären Sie das bitte vorab — wir richten dafür einen sauberen Übergabe-Pfad ein, der ohne private Datenträger funktioniert.

Bei Rückfragen erreichen Sie unsere/n Datenschutzbeauftragte/n unter {kontakt_dsb}.

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Weg alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {unternehmen}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in das Schreiben aufgenommen werden:

• Drohgebärden. „Verstöße gegen die Schweigepflicht werden mit Schadensersatz und Strafanzeige verfolgt” — Drohton ist unprofessionell. Die Rechtslage gilt sowieso, sie muss nicht angekündigt werden.
• Konkurrenz­verbote duplizieren. Diese stehen im Arbeitsvertrag.
• Bewertende Aussagen zur Trennung. „Wir bedauern, dass Sie sich zu diesem Schritt entschieden haben” oder „Wir hätten uns eine andere Lösung gewünscht” — emotional, unsachlich.
• Andeutungen einer schwarzen Liste. „Etwaige Anfragen von neuen Arbeitgebern werden von uns rein sachlich beantwortet” — das ist Standard, müssen wir nicht andeuten.
• Aufforderungen zur Mitteilung des neuen Arbeitgebers. Datenschutz­ rechtlich nicht zulässig, arbeits­vertraglich nur in Ausnahmefällen (Wettbewerbsverbot) zulässig — gehört nicht in dieses Schreiben.
• Bitte um Bewertung / Empfehlung. „Wenn Sie zufrieden waren, freuen wir uns über eine Bewertung auf Kununu” — deplatziert.
• Aufforderung zur Schweigeerklärung am Tag X. Wenn die Schweige­ pflicht ohnehin gilt, ist eine zusätzliche „nochmals zu unterzeichnende” Erklärung am Austrittstag entweder überflüssig oder erpresserisch.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Sehr geehrter Herr Müller, wir bedauern Ihre Entscheidung sehr und möchten Sie zum Abschluss daran erinnern: Sollten Sie zu einem Wettbewerber wechseln, behalten wir uns rechtliche Schritte vor. Bitte nennen Sie uns Ihren neuen Arbeitgeber. Außerdem bitten wir Sie, die beigefügte Schweigepflicht-Erklärung am letzten Arbeitstag erneut zu unterzeichnen — andernfalls können wir keinen Arbeitszeugnis-Versand garantieren.”

Begründung: bewertend („bedauern sehr”), Drohung mit rechtlichen Schritten bei Wettbewerbswechsel ohne Vertragsgrundlage, unzulässige Forderung nach Mitteilung des neuen Arbeitgebers, erpresserische Kopplung von Schweige­erklärung und Arbeits­zeugnis.

Versandhinweise

• Timing: 2-4 Wochen vor dem letzten Arbeitstag.
• Kanal: E-Mail bei kollegialer Trennung, Brief bei strittigen Fällen (Beleg-Wirkung).
• Mit IT-Inventar­liste als Anlage — die ausscheidende Person weiß sonst nicht, was sie alles haben sollte.
• Bei Remote-Mitarbeitenden: Versand des Rückgabe-Paket-Hinweises rechtzeitig, damit Hardware vor dem letzten Tag retour ist (Versand­ zeit einplanen).

Aufbewahrung

• Versendete Fassung in der Personalakte ablegen.
• Quittierte Rückgabe-Liste separat dokumentieren.
• Aufbewahrung: 10 Jahre nach Austritt (Arbeitsrechts-Frist).

Changelog