Stand: 28.5.2026 · Thema: Beschäftigtendatenschutz · DSGVO Art. 5, 6, 17
Bewerber-Daten — Aufbewahrung, AGG-Frist, Bewerberpool
Standardfrist: 6 Monate nach Absage
Die Regelfrist für die Aufbewahrung abgelehnter Bewerbungsunterlagen ist die 2-Monats-Frist für eine AGG-Klage (§ 15 Abs. 4 AGG) plus angemessene Reaktionszeit.
Die Aufsichten in DE haben sich auf 6 Monate ab Absage als praxisgerechte Frist verständigt:
- Frist beginnt mit Zugang der Absage beim Bewerber, nicht mit dem Bewerbungsdatum.
- Frist deckt sowohl die AGG-Klagefrist (2 Monate) als auch potenzielle Verzögerungen (Verfahrensvorbereitung, Mediation).
- Nach 6 Monaten ist zu löschen, sofern keine besonderen Umstände vorliegen (laufendes Verfahren).
Längere Aufbewahrung im Einzelfall
- Laufendes AGG- oder Klageverfahren: bis Rechtskraft.
- Konkretes berechtigtes Interesse (z.B. Bewerbung war Teil einer komplexen Fördervereinbarung): dokumentierte Risikoabwägung.
Bewerberpool
Verlängerung über die 6-Monats-Frist nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) des Bewerbers — schriftlich, freiwillig, mit Widerrufshinweis.
Pflichtinhalt der Einwilligungserklärung
- Zweck: Vorhalten der Unterlagen für künftige Stellen.
- Dauer: konkret benannt (z.B. „bis zu 12 Monate ab Absage”, oder „bis zur nächsten passenden Ausschreibung, max. 24 Monate”).
- Welche Daten im Pool bleiben (üblicherweise: Anschreiben, Lebenslauf, Kontaktdaten — nicht: Bewertungen aus dem Auswahlprozess).
- Widerrufsrecht mit konkretem Kontakt.
- Folgen des Nicht-Widerrufens (automatische Löschung am Stichtag).
Wichtig bei AGG-relevanten Daten
Auswahlbewertungen, Beurteilungen aus dem Vorstellungsgespräch oder Notizen mit AGG-Bezug (z.B. „wirkte sehr jung”) sind aus dem Pool vor der Einlagerung zu entfernen. Sonst greift dort die kurze AGG-Frist.
Initiativbewerbungen
Gleiche Regel: ohne Einwilligung max. 6 Monate, mit Einwilligung länger. Praxis: bei Eingang einer Initiativbewerbung mit kurzer Antwort den Pool-Vorschlag mit-anbieten.
Stellenbesetzung — was bleibt im System
- Beim eingestellten Bewerber wandern die Unterlagen in die Personalakte (eigene Aufbewahrungsfristen, typisch 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses).
- Bei den anderen Bewerbern: 6-Monats-Frist, dann Löschung.
- Auswahlentscheidung selbst (wer wurde warum eingestellt) kann länger aufbewahrt werden, ggf. ohne Bewerber-Bezug.
Häufige Fehler
- Unbegrenzter Bewerberpool ohne Einwilligung — Verstoß gegen Speicherbegrenzung.
- Initiativbewerbungen bleiben „in der Schublade” — gleicher Verstoß.
- Bewerbungen per Mail im Postfach der HR-Leitung — wird beim Löschtermin vergessen.
- Online-Bewerbungstool löscht nicht automatisch, weil Setting falsch konfiguriert.
- Bewertungen im Pool — sollten entfernt werden vor Einlagerung.
Wenn wir DSB sind
Wir liefern die Bewerberpool-Einwilligungsvorlage, prüfen die Konfiguration des Bewerbungstools (Löschstichtage, Bewerberportal-Einstellungen) und führen den jährlichen Stichprobentest durch: 5 zufällige Bewerbungen, sind sie fristgerecht gelöscht?