Mandantenportal

Vorgänge

Unter Vorgänge bearbeiten Sie alle laufenden Datenschutz-Anliegen, die Ihrer Einrichtung zugeordnet sind — etwa eine Auskunftsanfrage, eine Meldung zu einem möglichen Datenschutzvorfall oder eine Beratungsanfrage.

Neuen Vorgang eröffnen

Über den Button Neuen Vorgang eröffnen beginnen Sie ein eigenes Anliegen — z. B. eine Frage an Ihren externen Datenschutzbeauftragten. Sie können Anhänge direkt beim Erstellen hinzufügen (Verträge, Korrespondenz, Screenshots). Eingangsbestätigung erfolgt per E-Mail.

Status eines Vorgangs

• In Prüfung — Vorgang ist eingegangen, FS/CS prüft.
• In Bearbeitung — wir oder Sie arbeiten aktiv daran.
• Wartet auf Sie — wir haben eine Rückfrage gestellt.
• Abgeschlossen — der Vorgang ist erledigt; Aufbewahrung 3 Jahre.

Anhänge

Pro Vorgang können Sie mehrere Dateien hochladen (PDF/JPG/PNG, je max. 5 MB). Anhänge sind nur für Sie und FS/CS sichtbar; sie werden nicht öffentlich.

Wissensbasis

Die Wissensbasis ist Ihre interne Bibliothek für rechtliche und organisatorische Hintergründe — z. B. „Wann brauche ich ein Verarbeitungs­ verzeichnis?" oder „Wer ist Auftragsverarbeiter?".

Artikel sind nach Themen gegliedert; suchen Sie über das Suchfeld oder über die Themen-Filter. Jeder Artikel zeigt unten Stand und Geltungsbereich (DSGVO / KDG / DSG-EKD).

Textvorlagen

Die Textvorlagen sind redaktionell gepflegte Anschreiben und Mitteilungstexte (z. B. Antwort auf Auskunftsanfrage, Meldung an die Aufsichtsbehörde, Information der Betroffenen nach einer Datenpanne). Sie können sie ausfüllen und herunterladen.

Lizenzmodelle

• Geschützt (PDF/A) — als revisionssicheres PDF/A mit Copyright-Sperre. Druck- und Versand-fertig, nicht editierbar. Empfohlen für offizielle Korrespondenz.
• Editierbar (OpenDocument) — als .odt-Datei zum eigenständigen Weiterbearbeiten in LibreOffice / Word. Wasserzeichen-frei.

Ausfüllen-Modus

Über Ausfüllen öffnen Sie das interaktive Formular: Sie füllen die Felder (Empfänger, Datum, individuelle Bausteine) aus, der Rest wird automatisch ergänzt. Das Ergebnis können Sie als PDF/A oder ODT laden.

Downloads

Unter Downloads finden Sie Dokumente, die FS/CS Ihnen leihweise im Rahmen Ihres DSB-Mandats überlässt — Prozesse, Richtlinien, Arbeitshilfen.

Filter

Sie können nach Rechtsregime (DSGVO, KDG, DSG-EKD, kirchlich allgemein, alle) und nach Lizenztyp (geschützt / editierbar) filtern.

Versionen & Datum

Jedes Dokument hat eine Versionsnummer und ein Dokument-Datum. Das Datum stammt vom Datei-Upload, kann von FS/CS aber rückwirkend gesetzt werden — relevant z. B. bei offiziellen Erlassen mit eigenem Gültigkeitsdatum.

Profil & Sicherheit

Über Profil verwalten Sie Ihr persönliches Konto.

E-Mail ändern

Aus Sicherheitsgründen erfolgt die Änderung per Bestätigungs- E-Mail: Sie tragen die neue Adresse ein, erhalten dort einen Link, klicken — fertig. Die alte Adresse bleibt aktiv, bis Sie den Link bestätigen.

Passwort

Mindestens 12 Zeichen. Bei Verdacht auf Kompromittierung bitte sofort ändern und FS/CS informieren.

Zwei-Faktor (TOTP / Passkey)

Dringend empfohlen. Nach erfolgreicher Aktivierung benötigen Sie beim Login zusätzlich zu Ihrem Passwort einen Code aus Ihrer Authenticator-App (z. B. Aegis, 1Password, iCloud-Schlüsselbund) oder einen Passkey / YubiKey.

Kein Eintrag passt?

Wenn Sie eine Frage zur Bedienung haben, die hier nicht beantwortet ist, schreiben Sie uns: xdsb@xdsb.eu. Wir ergänzen die Hilfe gern.

Für inhaltliche Datenschutz-Fragen nutzen Sie bitte Vorgänge → Neuen Vorgang eröffnen — so ist die Anfrage automatisch dokumentiert.